Beleidsplan vrijwilligers

Dit beleid is gericht op alle vrijwilligers van s.v. Enkhuizen. Het doel van het vrijwilligersbeleid is om ervoor te zorgen dat s.v. Enkhuizen goed blijft functioneren en dat er voldoende vrijwilligers zijn om dit te organiseren met behulp van vrijwilligers. Daarnaast is het belangrijk dat de vereniging zich realiseert dat zowel de vereniging als de vrijwilliger na aanmelding een aantal verplichtingen heeft, afhankelijk van de functie die zij gaan bekleden.

Het vrijwilligersbeleid voor s.v. Enkhuizen is aan de hand van het 5B-model opgesteld. Dit model is gebaseerd op vijf begrippen die van belang zijn voor zowel de vereniging als voor de vrijwilliger. Deze begrippen (de 5 B’s) komen terug in de verschillende hoofdstukken van dit vrijwilligersbeleid. Het betreft de volgende vijf begrippen:

Binnenhalen
Het werven van nieuwe vrijwilligers staat centraal. Het gaat hier om het werven, behoefte creëren en het aanmoedigen van een potentiële vrijwilliger om iets te gaan doen voor de vereniging.

Begeleiden
Wanneer mensen zich actief in willen zetten voor de vereniging is het van belang om ze goed te begeleiden. Niet alleen in het begin (vrijwilligers leren kennen en inwerken), maar ook als ze al langer actief zijn is het van belang om contact te houden met de vrijwilligers. Door middel van goede begeleiding weet de vereniging wat er onder de vrijwilligers speelt en kan de vereniging hierop inspelen. Binnen s.v. Enkhuizen begeleiden ervaren vrijwilligers of coördinatoren de nieuwe vrijwilligers.

Belonen
Vrijwilligerswerk doen mensen niet voor niets, ze doen het vaak voor hun kinderen of voor de vereniging. Voor hun inspanningen worden ze graag beloond. Het gaat hierbij niet om geld, maar wel om andere vormen van beloning. Blijk van waardering of de gezelligheid is meestal al voldoende. In dit vrijwilligersbeleid wordt beschreven op welke manieren de vereniging de vrijwilligers kan ‘belonen’ voor het werk dat zij verrichten.

Behouden
Wanneer vrijwilligers zijn binnengehaald is het voor s.v. Enkhuizen van belang om ze te behouden. Om vrijwilligers enthousiast te houden voor hun rol binnen de vereniging moet er gekeken worden naar wat de vrijwilliger wil bereiken en hoe hij/zij zich verder wil ontwikkelen. Dit en meer kan worden besproken in een periodiek voortgangsgesprek.

Beëindigen
Een vrijwilliger kan stoppen met het verrichten van vrijwilligerstaken om uiteenlopende redenen. De vereniging kan hier op inspelen door andere functie/taken voor stellen en/of naar de wensen en behoeftes van de vrijwilliger te kijken. Om een vrijwilligersperiode op een correcte manier af te ronden kan een evaluatie plaatsvinden. Dit kan tevens informatie opleveren die in een later stadium gebruikt kan worden om andere vrijwilligers voor de vereniging te behouden.

1. Organisatie van het vrijwilligersbeleid
Structurering vrijwilligersbeleid
s.v. Enkhuizen heeft een commissie leden en vrijwilligers die alles rondom vrijwilligers coördineert en vormgeeft. De commissie leden en vrijwilligers is verantwoordelijk voor het uitvoeren van het vrijwilligersbeleid. s.v. Enkhuizen haalt haar bestaansrecht uit haar vrijwilligers. Een vrijwilligersbeleid en gestructureerde uitvoering van het beleid is van belang om dit bestaansrecht te behouden en te groeien als vereniging. De commissie leden en vrijwilligers wordt hierin ondersteunt door de verschillende commissies en het bestuur.

In bijlage 1 is een organogram opgenomen die de structuur van vereniging s.v. Enkhuizen weergeeft. Elke commissie heeft een overzicht van zijn vrijwilligers en maakt inzichtelijk wat zij nodig hebben en voor welke functies. De commissie leden en vrijwilligers ondersteunt de commissie bij het werven van nieuwe vrijwilligers die deze functies kunnen en willen invullen. Op deze manier is de hele organisatie van s.v. Enkhuizen betrokken bij het werven van vrijwilligers.

Er zijn verschillende functies binnen de vereniging die door een vrijwilliger ingevuld kunnen worden. Deze functies staan in bijlage 2.

Missie en visie
Het beleidsplan vrijwilligers is gebaseerd op de missie, visie en kernwaarden zoals deze zijn uitgewerkt in het beleidsplan van s.v. Enkhuizen.

2. Binnenhalen
Het ‘binnenhalen’ van vrijwilligers wordt opgedeeld in drie delen, namelijk de werving, de selectie en de introductie van nieuwe vrijwilligers. Voor s.v. Enkhuizen is het belangrijk om aantrekkelijk te zijn voor (potentiële) leden, om dit te waarborgen zijn vrijwilligers noodzakelijk. De vereniging moet over voldoende vrijwilligers beschikken, tevens moeten deze vrijwilligers de juiste kwaliteiten hebben om zijn of haar taken goed uit te kunnen voeren. Het is van groot belang dat er voldoende aandacht besteed wordt aan het werven van vrijwilligers om bestaansrecht te kunnen behouden.

Doelstellingen van s.v. Enkhuizen voor het ‘binnenhalen’ van vrijwilligers:  

• Het vervullen van alle vrijwilligersfuncties binnen de vereniging, zodat naast het voetbal ook de randzaken goed blijven draaien. Vrijwillig betekent dat de ouders/verzorgers en leden niet worden gedwongen om een vrijwilligersfunctie uit te oefenen als hun dochter of een lid bij s.v. Enkhuizen wil voetballen. Deze kan binnen de voorwaarden van de taakplicht worden afgekocht. 
• Het is een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid dat de leden en de ouders/verzorgers van jeugdleden taken uitvoeren naar zijn of haar kunnen binnen s.v. Enkhuizen.  

• Er is voldoende aanbod aan vrijwilligers is, om de algemene doelstellingen van s.v. Enkhuizen te verwezenlijken.  

 
Werving
Vrijwilligers kunnen op verschillende manieren geworven worden. Dit kan zowel binnen als buiten de vereniging gebeuren.

Wervingsacties en communicatiemiddelen die door s.v. Enkhuizen gebruikt kunnen worden:  

• Mondelinge werving door bestuursleden, trainers/coaches, werkzame vrijwilligers onder leden, toeschouwers, kennissenkring via een individueel gesprek.  
• Zoekvragen uitzetten en gebruik maken van elkaars netwerk. 
• Plaatsen van een advertentie in bladen, op website en via social media. 
• Vrijwilligerspunt, vacaturebanken 
• Een poster of flyer met een pakkende tekst.  

• Sportieve wervingsacties; bv bootcamp, wandelen, voetbal etc. 
• Bel-actie.  
• Bij aanmelding van nieuwe leden een formulier meegeven m.b.t. vrijwilligerswerk.  
• Contact opnemen met opleidingen zoals CIOS, ALO en de vereniging beschikbaar stellen als stageplaats voor de studenten.  
• Samenwerking aangaan met grote bedrijven uit de buurt. 

• Maatschappelijke stage 
• Ouderparticipatie activiteiten 

Door deze communicatiemiddelen te gebruiken of activiteiten te ontwikkelen, willen we bereiken dat leden en ouders/verzorgers het belang inzien om voor s.v. Enkhuizen vrijwilligers te gaan werven.

Selectie

• Vrijwilligersbestand: om een wervingsprocedure van vrijwilligers te kunnen starten door s.v. Enkhuizen is er binnen de commissie leden en vrijwilligers  een vrijwilligersbestand en deze dient up-to-date gehouden te worden. De digitale kaartenbak is een database waarin alle informatie van en over de vrijwilligers komt te staan en een overzicht van de vrijwilligersfuncties binnen de vereniging  
• Interne werving: s.v. Enkhuizen is een groeiende vereniging, daarom is het hebben van voldoende vrijwilligers noodzakelijk. Er ligt hier een mogelijkheid om te werven binnen de eigen vereniging, denk hierbij aan jeugdspelers en oudere spelers. Overdracht van opgedane kennis aan jongere leden speelt hierin een grote rol.  
• Externe werving: Het is niet altijd even makkelijk om vrijwilligers binnen de vereniging te werven. Daarom is het mogelijk om ook buiten s.v. Enkhuizen te kijken naar vrijwilligers, bv. studenten die stage moeten lopen voor hun opleiding of via scholen.  
• Vrijwilligers dienen een VOG te overleggen. De vereniging assisteert hierbij. 

• Vrijwilligers zijn op de hoogte van het gedragsprotocol.
• Vrijwilligers zijn op de hoogte van het huishoudelijk regelement.
• Vrijwilligers geven - indien van toepassing – referenties op. Deze kunnen door de coördinator van de commissie waarin de vrijwilliger werkzaam wordt worden opgevraagd. 

Introduceren van nieuwe vrijwilligers:  

• Eerste opvang wordt door de contactpersoon van de commissie waarin de vrijwilliger actief wordt gedaan en wordt per commissie geregeld.  
• Contactpersoon van de vrijwilligers is de contactpersoon van betreffende commissie waar de vrijwilliger actief wordt. 

3. Begeleiden
De doelstellingen van s.v. Enkhuizen voor het ‘begeleiden’ van vrijwilligers zijn:  

• Een goede begeleiding zorgt ervoor dat vrijwilligers blijven en hun taken nog beter uitvoeren. De vrijwilligers moeten zich prettig voelen in hun rol.  
• Vrijwilligers zijn enthousiast en kunnen als ambassadeurs voor de vereniging weer nieuwe vrijwilligers werven.  

• Iedere vrijwilliger voelt zich gehoord en voelt zich thuis.  
• Er zijn voldoende begeleiders van vrijwilligers. De verschillende commissies hebben elk een persoon in hun commissie die verantwoordelijk is voor de begeleiding van de vrijwilligers binnen de commissie. De verschillende commissies worden weer aangestuurd door een bestuurslid.  
• Er zijn duidelijke functiebeschrijvingen aanwezig.  

Op drie manier kan de begeleiding van vrijwilligers ingezet worden:   

• Het scheppen van goede werkvoorwaarden: duidelijkheid over rechten en plichten; verzekeringen; onkostenvergoeding; begeleiding. Hierbij valt te denken aan gedragscode, taakomschrijving, kennismaking met missie, waarden en regelementen van vereniging middels een brochure (L&V);
• Aansturing: taakgerichte begeleiding: hierbij gaat het om cursussen, workshops en evt. Informatieavonden die worden aangeboden vanuit de vereniging. Dit zal gaan om cursussen die passen bij de taakomschrijving van de desbetreffende vrijwilliger (betreffende commissie);
• De persoonlijke begeleiding: o.a. evaluatiegesprekken of tevredenheidenquêtes. (Coördinator betreffende commissie).

Vrijwilligers zijn belangrijk voor s.v. Enkhuizen. Dit stralen we als vereniging ook uit. De doelstellingen van s.v. Enkhuizen voor het ‘belonen van vrijwilligers zijn:

Extraatje 

• Herkenbare kleding 
• Consumptiebonnen 
• Presentje tijdens de feestmaand 

Onkosten 

• Vrijwilligers die kosten maken door het werk wat ze voor s.v. Enkhuizen doen ontvangen een tegemoetkoming. 
• In principe ontvangen vrijwilligers geen onkostenvergoeding. Uitzonderingen enkel met goedkeuring van bestuur. 

 
Aandacht

• Vrijwilligers ontvangen – als zij daarom vragen – een aanbeveling voor een potentiele werkgever.  
• Vrijwilligers ontvangen een verjaardagskaart 
• Kaart bij geboorte van kind, ziek en zeer of sterfgeval. 
• Vrijwilliger in het zonnetje 

• Oprechte waardering door de gehele vereniging 
• Jaarlijkse verenigingsafsluiting 
• Een gesprek, een luisterend oor 
• Creëren van respectvol werkklimaat door de vereniging 

De doelstellingen van s.v. Enkhuizen voor het ‘behouden’ van vrijwilligers zijn:

Vele handen maken licht werk 

• We willen een goed vrijwilligersteam behouden om de extra zaken binnen de vereniging naast het voetbal te kunnen blijven aanbieden. Vele handen maken licht werk;
• Door nevenactiviteiten te laten uitvoeren door leden en vrijwilligers, houden we onze vereniging financieel gezond en betaalbaar.  

Plezier 

• Vrijwilligers hebben plezier in wat ze doen en doen dat in een prettige en veilige omgeving.  

Hoe kunnen we dit bereiken:

Communicatie 

• Opzetten van doorlopende feedback lus met commissies en bestuur. Bijv. door een tevredenheidsonderzoek en een evaluatiegesprek uit te voeren. Voelt de vrijwilliger zijn toegevoegde waarde voor de vereniging/kan de vrijwilligers zijn doel bereiken/is zijn taak nog uitdagend genoeg/is de vrijwilliger toe aan andere functie en een tevredenheidsonderzoek te doen;
• Nieuwsbrief vanuit bestuur voor vrijwilligers;

• Door richting te geven bij het oplossen van problemen waar vrijwilligers mee te maken krijgen;
• Vragen naar meningen, wensen en behoeftes van vrijwilligers;
• Creëren van een ondersteunende omgeving.

Herkenbaarheid 

• Onderdeel uit laten maken van team d.m.v. herkenbaarheid.

De doelstellingen van s.v. Enkhuizen voor het ‘beëindigen’ van een vrijwilligerstaak zijn:

Afscheid 

• Vrijwilligers die stoppen met hun vrijwilligerswerk bij s.v. Enkhuizen houden een goed gevoel over aan de tijd bij s.v. Enkhuizen. Dit doen wij door op een juiste manier afscheid te nemen van een vrijwilliger. Hiermee willen we ongewenst vertrek in de toekomst voorkomen.  

Manier van afscheid 

• De vrijwilliger die stopt bij s.v. Enkhuizen is juist diegene die wervend kan spreken over het vrijwilligerswerk bij s.v. Enkhuizen. De manier waarop we omgaan met vrijwilligers die stoppen met hun vrijwilligersfunctie zijn onze reclame voor werving.  

Exitgesprek 

• De beëindiging van vrijwilligers zorgt voor input voor het verbeteren en continueren van het vrijwilligersbeleid. Een exitgesprek om de reden te achterhalen is belangrijk (coördinator/voorzitter commissie of bestuurslid).

• Scheidsrechter
• Trainer
• Coach
• Kantinemedewerker
• Schoonmaakmedewerker

• Medewerker kledingonderhoud
• Medewerker materiaalonderhoud
• Medewerker terreinonderhoud
• Ondersteuner jeugdactiviteiten
• Gastvrouw/-heer
• Wedstrijdsecretaris
• Diverse coördinatiefuncties
• Bestuurslid
• Commissielid